Por qué importa
Muchas activaciones tienen como objetivo capturar contactos: registros para un sorteo, inscripciones, afiliaciones o bases de datos para remarketing. En Colombia, el tratamiento de datos personales está regulado por la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, y la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) vigila su cumplimiento.
Este artículo es una orientación general y no reemplaza la asesoría legal de tu empresa.
Lo esencial
- Autorización previa, expresa e informada: la persona debe aceptar antes de entregar sus datos y saber para qué se usarán.
- Finalidad clara: los datos solo pueden usarse para lo que se informó.
- Aviso de privacidad o política de tratamiento disponible para el titular.
- Derechos del titular: conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos y revocar la autorización.
- Prueba de la autorización: la marca debe poder demostrar que el titular aceptó.
Quién es responsable
Cuando una agencia captura datos por encargo de una marca, normalmente la marca es la responsable del tratamiento y la agencia actúa como encargada. Por eso la captura debe hacerse con el texto de autorización y la política de la marca, y los datos deben entregarse y custodiarse según lo que se acuerde en el contrato.
Menores de edad
El tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes tiene restricciones especiales y requiere la autorización de su representante legal. En activaciones con público familiar o escolar, define desde el diseño si se capturarán datos de menores y cómo.
Buenas prácticas en sitio
- Usar formularios digitales (QR o tabletas) que registren la aceptación y la fecha.
- Pedir solo los datos necesarios para la finalidad.
- No condicionar la experiencia a aceptar comunicaciones comerciales si no es necesario.
- Evitar planillas en papel que queden sin custodia.
- Entregar la base al cliente por un canal seguro y eliminar las copias que no se necesiten.
Cómo lo trabajamos
En CreativExperience diseñamos la autorización dentro de la mecánica de la activación y trabajamos con el texto y la política de tratamiento de cada marca.